令和4年1月1日から電子取引情報の電子保存の義務化が開始予定でしたが、先日発表された令和4年度税制改正大綱において、電子保存の義務化が猶予されることとなりました。今回は電子帳簿保存法の内容と猶予された内容について解説します。
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１．電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、各税法で保存が義務付けられている書類について、一定の要件を満たした場合には紙での保存ではなく電子データでの保存を認めるという法律です。
電子帳簿保存法は平成10年度に制定され、正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。以前からも制度自体はあったのですが、税務署長への事前承認が必要な点やタイムスタンプ（※）要件が厳しいなどの理由で適用要件を満たすのが実務上難しく、多くの事業者が適用していない状態でした。
その後、経済社会のデジタル化や経理の電子化による生産性の向上などのため令和3年度に改正が入り、令和4年1月1日から施行される電子帳簿保存法では税務署長への事前承認が不要になり、タイムスタンプ要件も緩和されました。
※タイムスタンプとは、「ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術」をいいます。つまり、公証役場でもらう確定日付のようなもので、タイムスタンプに記載されている情報とオリジナルの電子データから得られる情報を比較することで、タイムスタンプの付された時刻から改ざんされていないことを確実かつ簡単に確認することができます（総務省「国民のための情報セキュリティサイト」より抜粋）。
【電子取引の例】
２．令和4年1月1日から施行される内容
要件が緩和されるまでは電子取引の取引情報はプリントアウト等による紙での保存も可能だったのですが、令和4年1月1日からは電子取引の情報は電子のまま保存することが必要となり、紙での保存は認められなくなりました。
改正後の要件には「真実性の要件」と「可視性の要件」があります。
（１）真実性の要件
次の①から④のいずれかの措置を行うこと
①タイムスタンプが付与された後、取引情報の授受を行う
②取引情報の授受後、速やかに（またはその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付与する
③記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステムまたは記録事項の訂正・削除ができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
④正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う
※④の事務処理規定は国税庁から書式（「参考資料（各種規定等のサンプル）」）が公表されています。
（２）可視性の要件
①保存場所に電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておく
②下記の（A）から（C）の検索機能を確保すること
（A）取引年月日、その他の日付、取引金額、取引先により検索できること
（B）日付または金額に範囲指定により検索できること
（C）2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
※税務職員の質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができる場合には、（B）及び（C）は不要となります。つまり、税務調査の際に調査官からデータを渡すように求められた際に応じることができる場合には、（A）のみで良いということになります。
※基準期間の売上高が1,000万円以下である小規模な事業者は、ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索性の要件のすべて（（A）～（C）のすべて）が不要となります。基準期間の売上高とは、個人事業主の場合は電子取引が行われた日の前々年の１月1日から12月31日までの期間の売上高、法人の場合は電子取引が行われた日の属する事業年度の前々事業年度の売上高をいいます。
※データを検索できる環境が整っている場合には問題ないですが、整っていない場合には、電子データのファイル名を「20220101_関_11,000」（日付、取引先、金額）などとしておく、エクセルで管理表を作成する、国税庁が公表している検索簿 （「参考資料（各種規定等のサンプル）」） を作成するなどの対応が必要です。
３．令和4年度税制改正大綱で猶予されることとなった内容
令和4年1月1日から電子保存義務が開始される予定でしたが、「真実性の要件」と「可視性の要件」を満たすシステムの準備が間に合わないとの声が多く、宥恕措置の検討を求める意見が出されていました。その結果、令和4年度税制改正大綱において、下記の内容が公表されました。
令和4年1月1日から令和5年12月31日までの間に申告所得税及び法人税に係る保存義務者が行う電子取引つき、納税地等の所轄税務署長が当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存要件に従って保存をすることができなかったことについてやむを得ない事情があると認め、かつ、当該保存義務者が質問検査権に基づく当該電磁的記録の出力書面（整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものに限る。）の提示または提出の求めに応じることができるようにしている場合には、その保存要件にかかわらず、その電磁的記録の保存をすることができることとする経過措置を講ずる。
（注1）上記の改正は、令和4年1月1日以後に行う電子取引の取引情報について適用する。
（注2）上記の電子取引の取引情報に係る電磁的記録の出力書面等を保存している場合における当該電磁的記録の保存要件への対応が困難な事業者の実情に配慮し、引き続き保存義務者から納税等の所轄税務署長への手続きを要せずその出力書面等による保存を可能とするよう、運用上、適切に配慮することとする。
つまり、電子取引で授受された取引情報に関して、令和5年12月31日まで「やむを得ない事情」があり、かつ「質問検査権に基づく電磁的記録の書面による提示または提出」ができる場合には今まで通り紙での保存も可能となりました。
なお、「やむを得ない事情」がどのような状況かは明らかにされていませんが、「保存要件への対応が困難な事業者の実情に配意し、・・税務署長への手続きを要せず・・運用上、適切に配慮することとする」との記載があるため、経過措置の適用にあたって税務署長への事前申請は不要です。
４．まとめ
令和5年12月31日までは電子取引情報の電子保存の義務化の猶予が発表されましたが、いずれは紙での保存も認められなくなることから、準備を進めておくことが必要です。また、「やむを得ない事情」の具体的内容が公表されていないことから、電子取引で授受された取引情報をプリントアウトし紙で保存している場合でも、元の電子データについては消さずに保管しておくことが必要と言えるでしょう。
電子保存を本格的に開始するためにはシステム導入費はかかりますが、スペースの効率化や印刷費・郵送費などのコスト削減、書類を探す手間を軽減できるため、本格的にシステムを導入することを検討してみていいかもしれません。
